会场组织安排，各部门协调以及科级以下观摩团小嘉宾、伴舞团的接待统归政府负责，责任人是县长张家良。
会议后勤医疗保障工作由财政局、县人民医院负责，责任人是财政局局长周平安和人民医院院长田一，田一是在原人民医院院长离职后继任的。会议要求，所有责任人必须恪尽职守，各全部门各司其职，统归协调组织总指挥部指挥。
会议一结束，各部门立刻开始行动，整个开平县都动了起来。张家良紧急召开政府班子会议，把分工精确到个人。重点强调几个核心，一个核心是会场秩序，到时候参会的领导群众过万人，在入场秩序和离场疏散，安全检查方面必须严格把关。
"与民同乐"的活动地点定在开平电影院，那是开平唯一一个能容纳过万人的室内场所，必须对开平电影院的周边环境进行彻底清查和梳理，尤其是交通，这个工作交给交警和城管来做。
除此以外，另一个问题就是保障问题，一万多人的吃喝拉撒，开平电影院根本就消化不了，到时候肯定会有来自周边各地的商贩来现场做生意，规范这方面管理也是非常重要的，万一出现饮食不卫生，食物中毒等等一类的大事，后果不堪设想。